Profesionálny vývoj

11 zručností v oblasti riadenia času, aby ste pracovali menej a zarobili viac (2020)


„Produktivita je cesta k úspechu,“ hovorí väčšina kníh a kurzov o podnikaní. Toto vyhlásenie sa stáva mottom pre tých, ktorí sú ochotní zlepšiť zručnosti v oblasti riadenia času: čím viac pracujete a čím viac projektov máte, tým viac peňazí a väčší úspech získate.

Inými slovami, pokúsite sa zmocniť sa nepredstaviteľného.

Jedného dňa, keď máte obchodnú webovú stránku, blog, reputáciu, sledovateľov na sociálnych médiách a desiatky dôležitých úloh, musíte pochopiť, že sa nemôžete zobudiť a začať pracovať.

Potrebujete efektívne techniky riadenia času. A plán.

Skúsenosti so správou hviezdneho času spôsobujú, že práca na diaľku alebo riadenie podniku nie je šálkou čaju každého. Keď nemáte vonku motivácia Keď nadhodnotíte svoje schopnosti, odstránite prípadnú vyššiu moc, pochválite viac úloh a vyhnete sa delegovaniu - riskujete, že plán znova a znova zlyháte.

Tak čo robíš?

Zvládnite umenie dobrého riadenia času, aby pracoval menej, ale efektívnejšie. Na tento účel vyskúšajte nasledujúce nadčasové tipy na správu času.

Aké sú najlepšie zručnosti v oblasti riadenia času?

Tu sú moje tipy na najlepšie zručnosti v oblasti riadenia času.

1. Nastavte hmatateľné ciele.

Ako nezávislý pracovník, pracovník na diaľku alebo majiteľ firmy určite potrebujete denné plány. Pomáha to organizovať prácu, ale je tu malý problém: s dennými plánmi to budete vedieť čo robiť; ale nebudete vedieť prečo robiť to.

Abstraktné ciele ako zarobiť viac peňazí online nefunguje tu. Nemôžete byť produktívny, ak nechápete, kam vás táto produktivita vedie. Pre úspešnú prácu praktizujte dlhodobé plánovanie a stanovovanie cieľov: Stanovte si konkrétne ciele tým, že sa spýtate, kam chcete byť za rok alebo päť, a ako tento cieľ súvisí s tým, čo robíte dnes.

Hmatateľné ciele vám dávajú dlhodobú víziu a krátkodobú motiváciu pracovať. Aby boli výkonnejšie, použite techniku ​​známu ako inteligentné ciele ( SMART skratka):

  • Konkrétne (aby ste videli smer, ktorým sa musíte riadiť)
  • Merateľné (aby ste mohli mať realistické termíny na ich dokončenie)
  • Dosiahnuteľné (aby ste pochopili, že sú dosť realistické na to, aby sa dosiahli)
  • Relevantné (aby sa prispôsobili smeru, ktorým sa má vaša kariéra uberať)
  • Časovo ohraničené (aby ste im mohli stanoviť konečný termín).

2. Premeniť plány na úlohy.

Dobre, stanovili ste si ciele na rok alebo dva. Povedzme, že plánujete vydať knihu, zarobte 35 000 dolárov mesačne pomocou blogu, alebo sa staňte najlepším nezávislým copywriterom vo vašej krajine. Kedy a čo urobíte pre dosiahnutie týchto cieľov?

Tieto dlhodobé plány musíte previesť na konkrétne dôležité úlohy, ktoré splníte, aby ste dosiahli tento cieľ. Tu zohrávajú významnú úlohu termíny: na implementáciu ročného plánu máte 52 týždňov, takže týždenne zadajte jednu súvisiacu úlohu a pridajte ju do svojich zoznamov úloh, aby ste ju včas dosiahli.

A určite neignorujte súvisiace aktivity, ak nejaké existujú: písať pre médiá, vytvárať sériu individuálnych konzultácií, propagovať svoje obchodné účty, zúčastňovať sa webových seminárov atď.

3. Vyhradiť čas na sebauvedomenie a propagáciu.

Ak pracujete na niekoľkých projektoch a nerobíte žiadne ďalšie plány, riskujete, že budete pracovať 10-12 hodín denne bez sebaprofesionálneho a profesionálneho rastu. Je to nekonečný kruh bez uvoľnenia, ale so zvýšenou úrovňou stresu, vyhoreniami, odrastaním a nulovou produktivitou.

Pri plánovaní práce zvážte nasledujúce aspekty:

  • Vaša práca s projektmi klientov - rozdeľte ich do etáp s kontrolnými bodmi
  • Realizácia vašich nápadov a vlastných projektov - práca na webových stránkach vašej firmy, písať presvedčivý obsah zúčastňovať sa na nich špecializovaných konferencií, písať články pre hostí, vytvárať školenia atď.
  • Vytváranie sietí - sociálne médiá a rozvoj osobnej značky sú vaše nástroje na vyhľadávanie klientov, preto sa na to tiež vyhradte.
  • Vlastné investície - knihy, webináre, podcasty, informačné letáky, kurzy ... Trvá to určitý čas, preto si to naplánujte
  • Naplnenie studne“- naplánujte si nejaký čas na zotavenie sa z práce a menej stresu: choďte do kina, cestujte, trávte čas s priateľmi ... Podnikatelia sú častejšie turisti; takže ak si neplánujú odpočinok vopred, riskujú, že budú tráviť všetok čas prácou. Nie je to to, čo potrebujete pre skvelú správu času a lepšiu produktivitu.

A teraz, z najzaujímavejších častí:

Ako sa o to všetko podeliť? A čo proporcie?

Závisí to od vášho zaťaženia úloh a poradia vašich preferencií. Časový pomer nemôže byť konštantný, 80/20 alebo podobne. Ak máte veľa klientov a projektov, naplánujte si menej času na školenia a vlastnú propagáciu.

A predsa to nezmiznite z mediálnej scény! A naopak, keď už nie sú potrebné žiadne nové úlohy v oblasti riadenia projektov, nasmerujte všetko úsilie a dostatok času na propagáciu svojich služieb. Vytvorte si vopred plán a zoznam nápadov.

4. Zvážte krátkodobé plánovanie.

Väčšina z nás pozná prácu na diaľku a podnikanie ako noci bez spánku na projektoch kvôli zajtrajším termínom. V krátkodobom plánovaní to však nie je nič iné ako nedostatok zručností.

Ak sa chcete vyhnúť špičkám a tlakom v konečnom termíne, ktoré znižujú vašu produktivitu, postupujte takto:

  • Ak prídu všetci klienti súčasne - vyhodnotte a odhadnite každého plán projektu, porozmýšľajte o prioritách a vzdajte sa tých, ktoré nie sú vašou špecializáciou.
  • Ak je ťažké pochopiť, koľko času budete potrebovať na dokončenie projektu - rozdelte ho do etáp a vykonajte všetky potrebné úpravy vo svojom pláne.
  • Ak existujú problémy so schválením, opravy alebo akákoľvek iná vyššia moc - nechajte ich v kalendári nejaký čas na ich vyriešenie a podľa toho upravte úlohy.
  • Použite výkonnú plánovaciu aplikáciu, ako je napríklad tkaný aby ste mohli efektívne riadiť stretnutia, zvyšovať produktivitu a zlepšovať spoluprácu.

5. Neplánujte všetky úlohy na jeden deň.

Táto chyba vyplýva z vyššie uvedeného. Ak nemôžete odhadnúť svoje schopnosti a rozsah práce, ale domnievate sa, že deň je dosť dlhý na to, aby bol v čase všetko, vložíte doň veľa úloh. Netreba dodávať, že sa vám všetky nedarí efektívne.

Zručnosti týkajúce sa produktivity a riadenia času sa netýkajú „robiť čo najviac dnes“. Je to o správne uprednostňovanie a schopnosť prečítať čas.

Naplánujte si jednu alebo dve časovo náročné úlohy a tri alebo štyri krátke ponuky denne. To isté urobte so svojím týždenným plánom, aby ste nepropadli panike ani nevynechali termíny, ak by ste nevykonali všetky denné úlohy včas.

6. Naplánujte si pracovnú dobu.

Na voľnej nohe a práca z domu je o časovej slobode, však?

Bez jasných hraníc sa však váš pracovný čas môže vymknúť spod kontroly. Máte radi začatie práce pred tým, ako si ráno doprajete čistenie zubov? Ako je to s dokončením práce v posteli skôr, ako idete spať, pretože váš mozog stále beží míľu za minútu?

Bez rozvrhnutia vašich hodín by mohlo utrpieť duševné zdravie a súkromný život, samozrejmosťou je odkladanie a stres.

Pamätajte na niečo také ako „pracovný čas“. Vytvorte rozvrh, odpracujte určitý počet hodín denne a vyhnite sa tráveniu voľného času prácou.

Neznamená to, že musíte pracovať od 9 do 5; Znamená to napríklad, že viete, že vaša práca je napríklad šesť hodín denne, a vy nebudete obetovať svoju siedmu alebo ôsmu hodinu telefonickým hovorom alebo dokonca naliehavým úlohám.

A nikdy nepracujte cez víkendy alebo mať aspoň jeden deň voľna týždenne. Je to deň, keď zabudnete na svoje obchodné rozhodovacie schopnosti a ani na nič nepamätáte: „Na chvíľu skontrolujem e-mail.“ Spravidla sa tieto sekundy premenia na hodiny, vďaka čomu znova premýšľate o práci a končíte nervóznymi poruchami.

7. Nepokúšajte sa realizovať všetky nápady.

Nesnažte sa realizovať všetky myšlienky, ktoré vám prichádzajú do hlavy. Áno, zdá sa neproduktívne zanechať toľko kreatívnych vecí, ktoré ste si zapísali do poznámkového bloku, ale nechali ste ich vrátiť späť: nové kurzy, projekty, činnosti, služby - spravidla iba 30 - 50% z nich žije; iní sa zakopávajú o prievan.

Ale je to v poriadku.

Je to skvelé generovať veľa podnikateľských nápadov a napíšte ich, aby ste na ne nezabudli. Zvyknite si však zhodnotiť každý nápad v prípravnej fáze: koľko času a úsilia potrebujete na jeho realizáciu a aké zisky alebo výhody získate neskôr. Stojí hra za sviečku?

8. Získajte maximum z technológie.

Niektorí z nás začínajú vytváraním zoznamov úloh na listoch dokumentov, neskôr pochopia, že je to neefektívne, a rozhodnú sa, že sú dostatočne disciplinovaní na to, aby si pamätali všetko bez zoznamov. Je to v poriadku, ak pracujete s jedným projektom alebo ak neplánujete nič iné ako realizáciu tohto projektu. Na produktívnu prácu v rôznych oblastiach života potrebujete nástroje. Nesnažte sa mať všetko v hlave.

Neváhajte a vyberte si čokoľvek, čo vám pomôže zorganizovať prácu, dodržujte plán a postupujte podľa plánu: Trello, isoTimer, Toggl - pomenuješ to. Ale tu je pre vás záchranný program: namiešajte niekoľko nástrojov alebo občas zmeňte svoj existujúci. Umožňuje vám ušetriť energiu a vyhnúť sa jednému nástroju a strateniu úloh.

9. Hneď neodpovedajte na e-maily.

Netreba hovoriť o bežných rozptyľovaniach a plytvaní časom, ako sú televízne seriály alebo sociálne médiá. Väčšina ľudí o nich vie a ako s nimi zaobchádzať, ale niektorí stále ignorujú takého časomiera a vraha ich produktivity ako okamžité reakcie na ponuky projektov alebo otázky od klientov.

Podnikatelia a vzdialení pracovníci sú ich obchodníci a manažéri predaja, a preto sa snažia byť neustále k dispozícii online. Messenger, e-mail, telefónne hovory - pokušeniu odpovedať v žmurknutí je ťažké odolať. Veríte, že stratíte klienta alebo akokoľvek ho urazíte, ak tu a teraz neodpoviete na jeho správu; ale nie je to tak.

Je to jednoduché - čím rýchlejšie budete reagovať, tým rýchlejšie bude váš klient reagovať. Navyše, čím viac e-mailov odošlete, tým viac dostanete.

To, čo stratíte zakaždým, keď vás rozptyľuje, je sústredenie sa na úlohu. Budete musieť tráviť čas opakovaným vracaním sa do hry, mnohokrát denne.

Riešenie?

Keď začnete pracovať, vypnite poslov. Skontrolujte e-maily max. Niekoľkokrát za deň (na tento účel vyčleňte určitý čas medzi hlavné úlohy). Pomocou e-mailových nástrojov naplánujte svoje príspevky tak, aby sa odosielali s oneskorením.

Ak je pre vás ťažké ignorovať rozptýlenie od iných webových stránok, použite nástroje, ktoré budú blokovať prístup k týmto zdrojom.

10. Doprajte si podvádzanie jedál.

Tí, ktorí sú oboznámení so zdravou stravou, vedia o cheatovom jedle - jeden deň v mesiaci alebo týždni, keď môžete jesť všetko, čo chcete. Keď už hovoríme o podnikaní, funguje aj princíp cheatového jedla: pomáha „vyplniť si dobre“ (uvedené vyššie) a podporuje úroveň vašej pracovnej efektívnosti a produktivity.

Cheatové jedlá v obchode nie sú o jedle, ale o alternatívnom trávení času. Môže to byť deň sledovania seriálu, nakupovania, bezdôvodných námetov v meste atď. Ale tieto dni si nezamieňajte s voľnomi! Len sa uistite, že váš deň podvádzania nie je v súlade s dňom dôležitého termínu a nerobia také dni každodenným zvykom.

11. Nezabudnite pestovať svoje mäkké zručnosti.

Nemôžete riadiť čas a produktivitu práce bez toho, aby ste spravovali svoj život všeobecne. Podrobný rozvrh vás neurobí super organizovaným a šťastným: môžete sa naučiť, ako napísať plán a ako zľahčiť svoju pracovnú záťaž, ale táto zručnosť si vyžaduje aj znalosti o tom, ako budovať vzťahy s klientmi, ako porozumieť, ak potrebujete pracovať s touto osobou, ako povedať nie toxickým ľuďom, atď. a tak ďalej.

Ako vidíte, zručnosti odborníka v ich výklenku idú nad rámec riadenia času.

Aby ste sa vyhli chybám a organizovali svoju prácu, musíte vziať všetky zvláštnosti svojho výklenku, využiť svoje odborné znalosti a skúsenosti a uvedomiť si svoje slabé stránky a zdokonaliť sa. Po zvážení vám tieto podrobnosti pomôžu zostaviť pracovný rozvrh pre zručnosti v oblasti riadenia času a lepšej produktivity.

  • Delegát. Svet sa nerozpadne, ak nevykonáte všetky úlohy sám.
  • Naučte sa hovoriť nie a vytvoriť algoritmus výberu klienta. Pracujte s projektmi, ktoré sú pre vás zaujímavé a striedajte medzi dlhodobými a krátkodobými projektmi.
  • Nebojte sa zvyšovania cien za vaše služby, ak sa oplatí.

Časový manažment nie je matematický alebo operatívny plán, ale kreativita a vedomie, ktoré menia váš život k lepšiemu.

Cenným prínosom je odborník, ktorý dodržiava termíny. Spotrebitelia zaraďujú takýchto ľudí do zoznamu svojich obľúbených a radi ich odporučia priateľom.

Takže vaše schopnosti ovládať hviezdny čas vám umožňujú stať sa na trhu oveľa žiadanejším a drahším. Viac ako to, získate jasnejší život a zdroj času a úsilia, aby ste sa dostali na ďalšiu úroveň.

****

Autor: Lesley Vos, stratég obsahu a prispievateľ na bid4papers blog.