Recenzie softvéru

11 Recenzovaný najlepší softvér na správu dokumentov z roku 2020


Dokumenty a súbory sú nevyhnutnou súčasťou vášho podnikania.

Či už prevádzkujete veľkú organizáciu, malú firmu alebo dokonca robíte práca z domu, je pravdepodobné, že vytvárate veľa dokumentov. Po vytvorení týchto dokumentov ich musíte uchovať v bezpečí a usporiadať tak, aby ich tím a klienti mali ľahký prístup k nim.

Na zjednodušenie môžete použiť softvér na správu dokumentov.

Potreba týchto nástrojov narastá s globálny trh so softvérom na správu dokumentov pravdepodobne do roku 2028 dosiahne 11,06 miliárd dolárov.

Tieto nástroje sú čoraz populárnejšie - a to z dobrého dôvodu.

Pomôžu vám usporiadať a zabezpečiť súbory, aby sa zabezpečila bezproblémová spolupráca medzi všetkými zúčastnenými stranami. Tiež vám uľahčia nahrávanie, sťahovanie alebo prístup k súborom z akejkoľvek platformy, zariadenia alebo webového prehľadávača.

Aby som vám pomohol urobiť správne rozhodnutie, zaregistroval som a prehodnotil som najlepší softvér na správu dokumentov. Tieto recenzie sú založené na ich kľúčových funkciách, ľahkom používaní, integráciách, životnom cykle dokumentov, formátoch súborov, automatizácii pracovných postupov, cenových plánoch a ďalších.

Začnime.

Aký je najlepší softvér na správu dokumentov?

Tu sú moje najlepšie tipy na najlepší softvér na správu dokumentov, ktorý sa má tento rok použiť.

1. Dropbox.

Dropbox je jedným z najpopulárnejších systémov na správu dokumentov typu všetko-v-jednom. Umožňuje správu digitálnych aktív pre tradičné aj multimediálne dokumenty. Umožňuje tiež úpravy dokumentov a zmeny sú viditeľné v reálnom čase pre ostatných používateľov.

S novými funkciami, ako je optické rozpoznávanie znakov (OCR), ktoré premieňajú obrázky na text a veľa integrácií aplikácií tretích strán, nemôžete s Dropboxom pokaziť.

Kľúčové vlastnosti:

  • Nástroj na prevod účtu - Umožňuje vám bezpečne prenášať súbory medzi viacerými používateľmi v prípade náhodného zamiešania alebo zmeny zodpovednosti.
  • Vitrína Dropbox - Predveďte všetky svoje diela na profesionálne spravovaných stránkach a sledujte používateľov, ktorí sa zaoberajú vašimi súbormi.
  • Integrácia aplikácií tretích strán - Dropbox ponúka robustnú integráciu s viac ako 3 000 000 pripojenými aplikáciami.
  • Živá podpora - Jeho živá podpora ponúka robustné služby prostredníctvom e-mailu, rozhovoru a telefonických hovorov.

Pros:

  • ponuky „vzdialené vymazanie“ funkcia na okamžité vymazanie vašich súborov z ukradnutých zariadení a hacknutých účtov, aby boli údaje v bezpečí
  • Umožňuje sledovať aktivitu vášho tímu prostredníctvom administračného panela
  • Poskytuje dočasný prístup prostredníctvom vypršateľných odkazov a zakazuje sťahovanie odkazov
  • Pomáha obnoviť odstránené súbory obnovením predchádzajúcej verzie súboru
  • Synchronizuje sa medzi zariadeniami a platformami
  • Dodáva sa s funkciou s názvom 'team folder manager' ktoré vám pomôžu získať kontrolu a zviditeľnenie nad tímovými zložkami
  • Ponúka množstvo flexibilných plánov ukladania

Zápory:

  • Mobilná verzia nie je taká užívateľsky prívetivá ako verzia pre stolné počítače
  • Nahrávanie môže byť pomalé

Ceny:

Jeho plány Standard a Advanced stoja 12,50 dolárov a 20 dolárov mesačne. Stanovenie ceny pre podnikový plán je k dispozícii na požiadanie.

2. Zoho Docs.

Zoho Docs je ďalší populárny softvér na správu dokumentov v tomto zozname. Umožňuje bezpečne ukladať a spravovať všetky svoje súbory v cloude. Ponúka tiež výkonné nástroje spolupráce vrátane zdieľania skupín a obojsmernej synchronizácie, ktoré vám pomôžu efektívne pracovať so vzdialenými klientmi a zamestnancami.

Kľúčové vlastnosti:

  • Ukladať dokumenty - Umožňuje používateľom ľahko ukladať veľké súbory vrátane videí, priečinkov a dokonca aj úplné databázy.
  • E-mail - Okamžité odosielanie dokumentov z e-mailu alebo skenera do cloudového účtu bez prihlásenia.
  • Čistá organizácia - Ľahko vytvárajte priečinky a podpriečinky pre čistú kategorizáciu súborov na základe projektu, funkcie a typov súborov.
  • Obojsmerná synchronizácia - Na pracovnej ploche môžete pracovať online alebo offline - súbory sa automaticky aktualizujú, keď sa vrátite do režimu online.

Pros:

  • Umožňuje prenášať veľké množstvo priečinkov bez toho, aby došlo k narušeniu objednávky
  • Vytvára automatické zálohovanie súborov, aby sa zabránilo strate údajov
  • Umožňuje hromadné nahrávanie súborov
  • Umožňuje vám vytvoriť skupinu na zdieľanie súborov s viacerými používateľmi naraz
  • Poskytuje rozhovor v aplikácii na spoluprácu s rôznymi členmi tímu
  • Nastavuje pripomenutia a úlohy na riadenie a delegovanie práce medzi tímami
  • Uloží vaše súbory na rôznych serveroch na viacerých miestach
  • Poskytuje prísnu bezpečnosť šifrovaním súborov pomocou 2048-bitového kľúča založeného na RSA vytvoreného pomocou systému Perfect Forward Secrecy (PFS).
  • Ponúka funkciu revízneho záznamu na sledovanie úprav vykonaných inými používateľmi
  • Umožňuje vám ju prispôsobiť podľa vašich požiadaviek na značku
  • Ponúka bezplatnú verziu až pre 5 používateľov

Zápory:

  • Používateľské rozhranie vyzerá ako základné a je datované
  • Čas načítania aplikácie je pomalý

Ceny:

Jeho platené plány začínajú od 5 dolárov mesačne. Získate tiež 15-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu.

3. eFileCabinet.

eFileCabinet je ďalší výkonný systém správy dokumentov (DMS), ktorý vám pomôže skenovať a vytvárať digitálne súbory okamžite. Umožňuje vám tiež poslať jeden súbor vo viacerých formátoch s odkazmi chránenými heslom a ľahko kategorizovať a lokalizovať súbory.

Kľúčové vlastnosti:

  • Výkonné vyhľadávanie - Umožňuje fulltextové vyhľadávanie na vyhľadanie ľubovoľného súboru umiestneného v ľubovoľnom priečinku. Organizuje, automaticky rozpoznáva, pomenuje a ukladá všetky dokumenty pomocou informácií nachádzajúcich sa v súboroch.
  • Workflow Management - Ľahko skontrolujte snímku vášho pracovného toku dokumentov. Umožňuje vám tiež pozrieť sa na konkrétne fázy pracovného toku.
  • Vstavané šablóny - Využite šablóny pre štruktúru priečinkov, ktoré chcete zachovať v celom systéme. Môžete tiež vytvárať dokumenty s preddefinovanými názvami.
  • Žiadosti o súbor - Umožnite vzdialeným klientom a zamestnancom vzdialene odovzdávať súbory do systému prostredníctvom prístupu hosťa využitím funkcie File Request.

Pros:

  • Umožňuje nastaviť správu jednotlivých priečinkov, skriniek, zásuviek súborov
  • Žiadosť o elektronický podpis môžete poslať komukoľvek pre akýkoľvek dokument
  • Umožňuje viesť samostatný audit trail pre podpísané dokumenty, aby sa zabezpečila zhoda a bezpečnosť
  • Poskytuje užívateľsky prívetivé desktopové aplikácie
  • Importuje e-maily a prílohy do vopred určeného priečinka
  • Ponúka pohotovú technickú podporu
  • Je vybavený mobilnými aplikáciami pre Android a iOS
  • Umožňuje nahrávať dokumenty priamo z fotoaparátu
  • Využite dvojfaktorové overenie a povolenie na základe rolí pre zvýšenie bezpečnosti
  • End-to-end šifrovanie zdieľania a ukladania súborov
  • Poskytuje integráciu s aplikáciami tretích strán vrátane Salesforce a Microsoft Office

Zápory:

  • Mohlo by to byť užívateľsky prívetivejšie

Ceny:

Jeho plány predplatného začínajú na 15 USD mesačne a dosahujú až 199 dolárov mesačne. Získate tiež bezplatné demo.

4. Digitálna zásuvka.

Digitálna zásuvka je okrem iného jednou z preferovaných možností stredných podnikov v maloobchode, spracovateľskom priemysle a školstve. Je schopný okamžite skenovať a ukladať dokumenty a ponúka okamžité ukladanie dokumentov pre pridanú vrstvu zabezpečenia.

Kľúčové vlastnosti:

  • Organizácia dokumentov - Ľahko usporiadajte všetky svoje dokumenty na centralizovanom mieste so známou štruktúrou súborov a priečinkov založenou na systéme Windows. Umožňuje tiež ukladať súbory do viacerých súborových skriniek pre ľahšiu segregáciu.
  • Flexibilný - Ľahko zlúčte dokumenty alebo pridajte stránky k už existujúcim dokumentom. Dokumenty môžete tiež opätovne označiť rôznymi indexmi.
  • Jednoduchý import - Využite funkcie drag and drop, copy and paste a scan and import a ľahko importujte súbory priamo do jednotky.
  • Zabezpečenie - Ponúka výkonnú bezpečnosť všetkých dokumentov prostredníctvom šifrovania AES-128 bit. Môžete tiež využiť audit trail, aby ste mohli sledovať zmeny vykonané v ktoromkoľvek dokumente.

Pros:

  • Okamžite prispôsobte kartotéky pre konkrétne obchodné požiadavky
  • Využite riadenie verzií na získanie prístupu k starším verziám toho istého súboru
  • Pomocou vyhľadávania kľúčových slov a textov môžete ľahko nájsť súbory uložené v ľubovoľnom priečinku na jednotke
  • Umožňuje tlačiť dokumenty priamo z jednotky
  • Zachyťte a importujte viac dokumentov súčasne
  • Synchronizuje zmeny vykonané v súboroch z ľubovoľného zariadenia
  • Jednoducho spolupracujte s rôznymi zúčastnenými stranami tak, že budete v reálnom čase skontrolovať zmeny vykonané v súbore
  • Ponúka bezplatnú skúšobnú verziu

Zápory:

  • Ponúka obmedzené funkcie
  • Nie je vhodný pre veľké organizácie

Ceny:

Môžete si kúpiť licenciu pre jedného používateľa na softvér za jednorazovú cenu 1 200 dolárov alebo môžete ísť s plánom predplatného 500 dolárov za rok.

5. FileHold.

FileHold je riešenie na správu podnikových dokumentov (DMS), ktoré je cenovo dostupné a ľahko sa inštaluje. Pomocou softvéru môžete ľahko skenovať, ukladať a indexovať dokumenty. Na zabezpečenie absolútnej bezpečnosti môžete softvér nainštalovať aj na lokálny server.

Kľúčové vlastnosti:

  • Elektronické formuláre - Ľahko extrahujte informácie o metaúdajoch z elektronických formulárov využitím štandardných nástrojov programu Microsoft Word, ktoré sú k dispozícii vo formátoch Office alebo PDF.
  • Kuriér - Je to bezpečný spôsob odosielania dokumentov, ktorý tiež odosiela potvrdenie o doručení. Taktiež upozorňuje príjemcov prostredníctvom e-mailov s odkazom na dokument.
  • Správa súborov - Umožňuje vám zefektívniť sa tým, že odlíši vaše každodenné úlohy a urobí zo správy súborov efektívny proces.
  • Skenovanie a zobrazovanie - Prejdite bez papieru priamym skenovaním a zobrazením dokumentov a ich odoslaním rôznym používateľom na celom svete.

Pros:

  • Ponúka podporu viacerých prehliadačov
  • Dodáva sa so schopným softvérom pre smartfóny pre jednoduchú správu všetkých dokumentov
  • Je vybavený pokročilým vyhľadávaním podobným Googlu, ktoré využíva metadáta dokumentu, aby vám pomohlo nájsť relevantné výsledky
  • Môžete ju efektívne integrovať do balíka Microsoft Office a umožniť priamy prístup k nástrojom ako Outlook, Word, PowerPoint, Excel a Visio
  • Ľahko spravujte najnovšie aj archívne dokumenty prostredníctvom vyspelých politík nakladania a uchovávania
  • Využite možnosť nahlásenie / odhlásenie, aby ste sa vyhli prepísaniu, keď pracujete na konkrétnom dokumente
  • Vytvorte virtuálne priečinky na dosiahnutie nekonečnej agregácie súborov
  • Umožňuje pracovať na dokumentoch offline a všetky zmeny sa uložia, keď sa vrátite do režimu online
  • Ponúka správu podnikového obsahu (ECM) a archiváciu

Zápory:

  • Ak ste začiatočník, môže byť pre vás trochu náročné porozumieť jeho funkciám
  • Používateľské rozhranie nie je užívateľsky prívetivé

6. Vyhľadávač dokumentov.

Document Locator ponúka výkonnú integráciu s Windows a efektívny cloud hosting pre pohodlnú správu súborov. Medzi jej najpôsobivejšie funkcie patrí kontrola verzií, bezpapierové skenovanie, kontrola dokumentov, správa e-mailov a ďalšie.

Kľúčové vlastnosti:

  • Skenovanie - Document Locator vám umožňuje ľahko previesť papierové dokumenty do plne prehľadateľných súborov. Môžete tiež vykonať zachytenie dokumentu a pochopiť dôležité fakty o dokumente ako metaúdaje súboru.
  • Automatizované pracovné postupy - Ponúka celý rad funkcií pracovného toku, medzi inými vrátane časového limitu, procesov založených na rolách, kontrolných bodov kvality a prispôsobiteľných šablón oznámení.
  • Možnosti vyhľadávania - Súbory môžete prehľadávať pomocou viacerých funkcií vrátane rýchleho vyhľadávania, automatického vyhľadávania, rozšíreného vyhľadávania alebo vyhľadávania My DL.
  • Schválenie dokumentu - Ľahko zachytávajte schválenie elektronických dokumentov, aby ste zaistili transparentnosť a súlad. Podporuje aj kroky jedného schvaľovateľa aj zložité kroky viacerých schvaľovateľov.

Pros:

  • Umožňuje zachytiť metadáta skenovaných súborov zo zón, titulných listov, čiarových kódov alebo jednotlivo vybrať na obrazovke pomocou ukážky v dokumente Document Pro
  • Ponúka podporu vo všetkých prehľadávačoch, zariadeniach a platformách
  • Zvyšuje flexibilitu procesu prostredníctvom možností delegovania
  • Môžete automatizovať operácie zamerané na dokumenty, aby ste zabránili opakovaniu a zvýšili efektívnosť operácie
  • Skontrolujte definovanú vzorku pracovného toku, aby ste dosiahli lepšiu kontrolu kvality
  • Umožňuje sledovať stav kontroly dokumentu a kroky schválenia
  • Automatické pripomenutia a oznámenia urýchľujú proces schvaľovania dokumentov
Zápory:
  • Používateľské rozhranie je trochu nedbalé
  • Školenia ponúkané iba niekoľkokrát do roka

Ceny:

Jeho licenčné ceny začínajú od 250 dolárov a dosahujú až 400 dolárov.

7. hightail.

HighTail umožňuje správu dokumentov jednoduchšiu a intuitívnejšiu. Okrem toho umožňuje kreatívnym profesionálom ľahko zdieľať veľké súbory, medzi inými aj video, umelecké diela, dizajn, fotografie a prezentácie.

Kľúčové vlastnosti:

  • Ukážka s vysokým rozlíšením - Môžete prezerať ukážky alebo streamovať veľké súbory bez ich sťahovania.
  • Konverzácia v reálnom čase - Jednotlivci alebo tímy môžu dostávať e-maily v reálnom čase, aktualizácie projektu a komentáre.
  • Ručné anotácie - Umožňuje opraviť súbory nakreslením políčka, šípky, čiary alebo tvaru ruky na označenie multimediálnych súborov.
  • Porovnanie verzií - Porovnaním súborov vedľa seba môžete súbory porovnávať na tej istej obrazovke, aby ste zistili zmeny a ľahko poskytli spätnú väzbu.

Pros:

  • Umožňuje používateľom poskytnúť jasnejšiu spätnú väzbu prostredníctvom priameho komentára k súboru, čo vedie k menšiemu počtu výsledkov a lepšiemu konečnému produktu
  • Zefektívňuje a konsoliduje tvorivý proces s cieľom skrátiť čas uvedenia na trh
  • Príjemcovia nepotrebujú účet na riadenie prístupu na prezeranie zdieľaných súborov
  • Dodáva sa s 256-bitovým šifrovaním AES, spolu s bezpečnostnými ponukami podnikovej triedy, ktoré poskytujú prísnu bezpečnosť v celom systéme
  • poskytuje 'send tracker' funkcia na zistenie, kedy sa súbory dostanú a stiahnu
  • Prezerajte si viac súborov naraz prostredníctvom vizuálnych priečinkov
  • Ponúka bezplatnú verziu pre jednotlivcov

Zápory:

  • Zdieľané odkazy vypršia príliš rýchlo
  • Funkcia vyhľadávania nie je užívateľsky prívetivá

Ceny:

Jeho prémiové plány začínajú na 12 dolárov mesačne a dosahujú až 36 dolárov mesačne.

8. Evernote Business.

Evernote Business je nepochybne jedným z najpopulárnejších nástrojov na správu súborov. Pomáha vám ľahko vytvárať a zdieľať poznámky a súbory a vytvárať tak inteligentnejšie a produktívnejšie pracovisko. Všetky jeho vlastnosti sa zameriavajú predovšetkým na zvýšenie produktivity podnikania.

Kľúčové vlastnosti:

  • Zvýšenie produktivity - Tímy môžu efektívne zhromažďovať, kategorizovať a zdieľať nápady na zvýšenie produktivity.
  • Web Clipper - Okamžité ukladanie snímok obrazovky webových stránok do účtu EverNote. Môžete ľahko uložiť všetky užitočné informácie online a nájsť ich ako pripnuté, kedykoľvek ich potrebujete.
  • Vstavané šablóny - Zabudované šablóny spoločnosti Evernote môžete využiť na šetrenie času a úsilia pri uspokojovaní konkrétnych potrieb. Šablóny, ktoré sa ľahko inštalujú, sú vysoko prispôsobiteľné a môžete ich dokonca používať nekonečne.
  • Rozsiahla integrácia - Ponúka rozsiahlu integráciu s aplikáciami tretích strán, ako sú Gmail, Outlook, Salesforce, Disk Google a Slack.

Pros:

  • Umožňuje orezanie snímok obrazovky na zachytenie potrebných informácií
  • Ponúka viac klávesových skratiek na zvýšenie vašej efektívnosti
  • Umožňuje upravovať súbory a účty v reálnom čase
  • Umožňuje vám tiež vyhľadávať rukou písané poznámky, obrázky na bielej tabuli a naskenované obrázky
  • Dokáže identifikovať 11 ručne napísaných a 28 písacích jazykov
  • Program Evernote for Business podporuje aj aplikáciu Penultimate for iPad
  • Umožňuje skenovať fyzické dokumenty a uchovávať ich ako zabezpečené súbory

Zápory:

  • Organizácia položiek nie je bezchybná
  • Synchronizácia väčších súborov je pomalá

Ceny:

Platené programy začínajú od 14,99 $ mesačne na jedného používateľa.

9. Smartsheet.

Smartsheet je jednou z preferovaných možností podnikov na dosiahnutie hladkej správy projektov, zdieľania súborov a spolupráce. Jednou z jeho hlavných funkcií je, že ponúka rozsiahlu integráciu s aplikáciami tretích strán vrátane služieb Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier a ďalších.

Kľúčové vlastnosti:

  • Prednastavené šablóny - Ponúka prednastavené šablóny, ktoré vám uľahčia definovanie pracovných postupov a obchodných procesov.
  • Spolupráca s obsahom - Ľahko dohliadajte na priebeh výroby z vášho hárka, prideľuje úlohy, využíva automatizované pripomenutia, umožňuje ostatným používateľom kontrolovať obsah a poskytuje podrobnú spätnú väzbu prostredníctvom pripnutých anotácií.
  • Vysoko bezpečné - Inteligentné listy využívajú redundanciu údajov na viacerých stránkach, hosťujú v zariadeniach Equinix a AWS, aby zabezpečili bezpečnosť vašich dokumentov.
  • Automatizácia - Opakované procesy môžete automatizovať vyžiadaním schválení alebo odoslaním upozornení a aktualizácií.

Pros:

  • Umožňuje kombinovať podmienené cesty a viac akcií na automatizáciu pracovných postupov
  • Umožňuje efektívnu spoluprácu aktualizáciou údajov v reálnom čase v rôznych aplikáciách
  • Ľahko nahradiť alebo zlúčiť údaje z tabuliek Excelu, súborov CSV a Tabuliek Google do Smartsheetu
  • Poskytuje ľahko použiteľné používateľské rozhranie na prispôsobenie ovládacieho panela
  • Poskytuje prístup k smartfónu v reálnom čase prostredníctvom aplikácií pre iOS a Android
  • Umožňuje používateľom tretích strán prezerať súbory a dokumenty

Zápory:

  • Musíte sa venovať veľa úsilia štúdiu jeho dlhého zoznamu funkcií

Ceny:

Štandardné ceny začínajú na 14 USD mesačne. V prípade podnikových plánov s pokročilejšími funkciami sa musíte spojiť s predajcom.

10. Onehub.

Onehub je ďalší výkonný softvér na správu dokumentov v tomto zozname. Ponúka jednoduché nahrávanie súborov vďaka funkcii drag-and-drop. Okrem toho umožňuje používateľom ovládať verzie, organizovať súbory v podpriečinkoch a bezpečne zdieľať.

Kľúčové vlastnosti:

  • Jednoduché odovzdávanie súborov - Okamžité nahrávanie súborov pomocou funkcie drag and drop. Umožňuje tiež automatické vytváranie verzií súborov, organizáciu založenú na priečinkoch a zabezpečenú bránu FTP pre hromadné nahrávanie.
  • Prispôsobenie - Ľahko si prispôsobte stránky, logo a farebné témy aplikácie podľa vašich potrieb pri budovaní značky. Do svojho účtu môžete tiež pridať vlastnú doménu a biele označenie.
  • Bezpečnostné funkcie - Využíva množstvo bezpečnostných funkcií vrátane povolení založených na rolách, vypršaní časového limitu relácií, auditovacích chodníkov a dvojfaktorovej autentifikácie, ktorá pomáha chrániť vaše údaje.
  • Náhľad - Ľahko si prezerajte ukážku súborov a dokumentov bez ich sťahovania do prehliadača alebo mobilného zariadenia.

Pros:

  • Umožňuje vám kontaktovať spolupracovníka a schváliť alebo skontrolovať vaše súbory
  • Ponúka bezproblémovú integráciu s Diskmi Google a OneDrive
  • Umožňuje vám správy komunikovať s každým členom tímu
  • Sledujte aktivitu a zistite, kto uverejňuje čo a kedy
  • Uverejňujte komentáre k zložkám a zdieľajte spätnú väzbu
  • Využite auditované chodníky, aby ste okamžite zrušili prístup, keď uvidíte niečo rybie
  • Ľahko presadzujte komplexnú politiku hesiel

Zápory:

  • Používateľské rozhranie vyzerá trochu datované
  • Nemôžete vytvoriť podskupiny používateľov

Ceny:

Jeho platené plány začínajú od 12,50 dolárov mesačne a dosahujú až 500 dolárov mesačne.

11. infoRouter.

InfoRouter je ďalší nástroj na správu dokumentov, ktorý vám pomôže ľahko spravovať všetky vaše dokumenty. Musíte ho však nainštalovať na strane servera bez komponentov na strane klienta. Dobrá správa je, že je vysoko škálovateľná a môže využívať až 100 serverov na zdieľanie pracovného zaťaženia.

Kľúčové vlastnosti:

  • Správa záznamov - Bezpečne spravujte obchodné kritické záznamy zasielaním dokumentov do vopred definovaných pracovných postupov a sledovaním ich stavu v reálnom čase.
  • Podávanie správ - Získajte konsolidovanú správu o dianí každý deň.
  • Viacjazyčný - Ponúka viacjazyčnú podporu, ktorú môžete využiť na zasielanie e-mailových oznámení.
  • Horúce priečinky - Automaticky importuje údaje sledovaných priečinkov do preddefinovaných priečinkov infoRouter.

Pros:

  • Umožňuje prevádzať obrázky do súborov PDF
  • Môžete vytvoriť neobmedzený počet priečinkov
  • Umožňuje vytvorenie viacerých koreňových priečinkov
  • Podporuje HTTPS aj SSL
  • Umožňuje prispôsobiť e-mailové a textové šablóny
  • Podporuje históriu klasifikácie a utajované dokumenty

Zápory:

  • Nahrávanie veľkých súborov je trochu pomalé
  • Používateľské rozhranie je zložité

Ceny:

Jeho ceny sú k dispozícii na požiadanie.

Medzi ďalšie nástroje, ktoré sa v tomto zozname ešte nekontrolujú, patria Docuware, M-Files a SharePoint.

Čo je to softvér na správu dokumentov?

S podnikmi, ktoré sa pohybujú online, softvér na správu dokumentov v poslednom čase priťahuje veľkú pozornosť.

Je to počítačový softvér, ktorý sa používa na organizovanie, indexovanie, ukladanie, správu a sledovanie dokumentov v digitálnom formáte. Navyše vám pomocou skenerov pomôžu ľahko prevádzať dokumenty do digitálnych formátov.

Zaobchádzanie s obrovským množstvom údajov je dosť náročné, najmä ak je dokument vo svojej fyzickej podobe.

V skutočnosti sa veľa podnikovej produktivity stráca jednoducho pri prekonávaní problémov s dokumentáciou. Po prevode do elektronických formátov je ľahšie prechádzať dokumentmi. Nakoniec trávite menej ich hľadaním a môžete sa viac sústrediť na ťažobné informácie.

Ako používate softvér na správu dokumentov?

Nástroje na správu dokumentov sa veľmi ľahko používajú. Väčšina krokov sa prekrýva, podľa toho, ktorý softvér používate.

Pozrime sa na praktické kroky pomocou Evernote Business.

Navštívte webovú stránku a vytvorte si svoj účet a ak je to firemný účet, vyplňte potrebné údaje.

Môžete sa okamžite prihlásiť a začať vytvárať obsah. Aplikácia Evernote je kompatibilná s celým radom dokumentov vrátane fotografií, tabuliek, článkov, časových radov a poznámok. Väčšina softvérových nástrojov pre dokumenty tieto dokumenty tiež umožňuje.

Ďalej môžete začať pridávať používateľov do svojho firemného účtu. Stačí kliknúť na ikonu na ľavej strane, ktorá hovorí: „Pridať používateľov“. Môžete im poslať pozvánky e-mailom a požiadať ich o pripojenie.

Po pridaní používateľa si budú môcť prezerať údaje a informácie v centrálnom úložisku. Tu sa to nazýva Vesmírny adresár, Môžete im tiež poskytnúť prístup na vykonávanie úprav a zmien v úložisku.

Evernote vám tiež umožňuje robiť si poznámky, nastavovať pracovné rozhovory, vytvárať skratky a štítky, skenovať dokumenty a spolupracovať v reálnom čase s vašimi kolegami.

Čo by ste mali hľadať v systéme správy dokumentov?

Aj keď sa váš výber a preferencie líšia v závislosti od vašich potrieb a obchodných dokumentov, tu sú niektoré základné funkcie, ktoré budete vždy potrebovať:

1. Archívy.

Softvér by vám mal umožniť archivovať vaše dokumenty v centrálnom úložisku, aby ste mali k nim ľahký prístup a okamžité získanie informácií - napríklad, Zoho Docs.

2. Rozsiahla integrácia.

Softvér na správu dokumentov by mal poskytovať ľahkú a rozsiahlu integráciu s aplikáciami tretích strán, ako sú Gmail, Outlook, Salesforce, Disk Google a ďalšie. Pomáha pri bezproblémovej výmene dokumentov. Evernote Business je skvelý príklad.

3. Hromadné nahrávanie.

Obchodné scenáre zahŕňajú množstvo dokumentov. Je ťažké a časovo náročné ich odovzdávať jeden po druhom. Preto by ste mali zvoliť nástroj na správu dokumentov, ktorý umožňuje hromadné nahrávanie dokumentov.

4. Zabezpečenie dokumentov.

Podniky používajú nástroje na správu dokumentov na manipuláciu a ukladanie citlivých a utajovaných dokumentov. Kompromis týchto údajov má zvyčajne ďalekosiahle následky pre podniky a môže dokonca ohroziť ich existenciu. Preto je potrebné zvoliť nástroj na správu dokumentov, ako je napríklad Digitálna zásuvka na zabezpečenie silnej bezpečnosti údajov.

5. Ukážky s vysokým rozlíšením.

Keď používate nástroj na správu dokumentov, nemali by ste si dokument sťahovať zakaždým, keď ho chcete zobraziť. Softvér by mal umožniť ukážky s vysokým rozlíšením, kedykoľvek budete chcieť.

Nejde o holistický zoznam funkcií. Používatelia hľadajú veľa ďalších základných atribútov, vrátane širokej škály šablón, rozhovorov v reálnom čase, povolenej úrovne automatizácie, funkcie správy záznamov a ďalších.

Zhrnutie.

Jednalo sa o najlepší softvér na správu dokumentov, ktorý je k dispozícii. S touto digitálnou transformáciou sú dávno preč papierové dokumenty. Cloudové úložisko je jednoznačne najlepšou možnosťou. Všetky tieto nástroje však majú rôzne sady schopností a USP.

Preto nie je právo vyhlasovať jednoznačného víťaza - váš výber by mal závisieť výlučne od vašich požiadaviek a rozpočtu.

Napríklad, ak hľadáte bezplatné / cenovo dostupné, ale spoľahlivé riešenie, potom EverNote Business by mohla byť vynikajúcou voľbou. Ak však máte rozpočet a potrebujete podnikové riešenie s pokročilejšími funkciami, možno budete chcieť ísť s Smartsheet.

Pred konečným rozhodnutím si dôkladne prečítajte rôzne nástroje a ich funkcie.

Existujú nejaké nástroje na správu dokumentov, ktoré chcete používať? Dajte mi vedieť v komentároch.

Ďalšie čítanie na mieste: Ak chcete získať ďalšie recenzie podnikového softvéru, prečítajte si moje príručky k systému Windows najlepšie aplikácie na plánovanie, špičkový softvér na riadenie projektov a najlepšie prezentačné nástroje vyskúšať tento rok.